Privacy verklaring en Protocol cameratoezicht van TPV DE RIJP
Gegevens van onze vereniging:
TENNIS en PADEL VERENIGING DE RIJP (TPV De Rijp)
Jan Ploegerlaan3
1483 VR De Rijp
info@tpvderijp.nl
Privacy verklaring (deel 1)
Over ons privacy beleid
Wij geven veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening aan u en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelen ter beschikking aan derden. Wel worden uw gegevens gedeeld met de KNLTB omdat dit verplicht is.
Deze privacy verklaring is van toepassing op uw lidmaatschap van onze vereniging en op het gebruik van de website en onze daarop ontsloten dienstverlening (platform van AllUnited), zoals de onze website en het daar aan gekoppelde e-mailsysteem en de ClubApp. In deze privacyverklaring staat welke gegevens wij over u verzamelen, waarvoor wij deze gegevens gebruiken en met wie en onder welke voorwaarden wij deze gegevens eventueel delen. Ook staat in deze privacyverklaring hoe wij uw gegevens opslaan, tegen misbruik beschermen en welke rechten u hebt met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Wanneer u vragen heeft over deze privacy verklaring, kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens aan het begin van dit document.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Om een adequate ledenadministratie te kunnen voeren, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken. Door lid te worden verstrekt u ons de benodigde persoonsgegevens en gaat u akkoord dat wij deze gegevens verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
§ Voor- en/of achternaam
§ Geboortedatum
§ E-mailadres
§ Telefoonnummer
§ Woonadres
§ Bondsnummer / speelsterkte
§ Rekeningnummer
§ Pasfoto
§ Foto’s die tijdens evenementen van u en andere spelers worden gemaakt
§ Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via onze website, in correspondentie of telefonisch
§ Gegevens over uw activiteiten op onze website (klik- en surfgedrag)
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
§ Om de ledenadministratie te kunnen voeren;
§ Om toernooien, wedstrijden en kampioenschappen te organiseren;
§ Om verslag te doen van bijvoorbeeld een toernooi op onze website of in onze ClubApp;
§ U te kunnen bellen, Whatsappen of mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren of u te kunnen informeren. Denk hierbij aan uitnodigingen voor vergaderingen, evenementen en/of het inplannen van verenigingsdiensten.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.
Hoelang we persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Om de mogelijkheid te behouden een reünie van oud-leden te organiseren, worden de contactgegevens van deze oud-leden bewaard, tenzij te kennen is gegeven dat dit als ongewenst wordt ervaren.
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven of instanties die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij gebruiken alleen technische- en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.
Uw rechten
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Ook hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u ons kunt verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek of bezwaar sturen naar ons contactadres. Dit vindt u aan het begin van dit document. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Ten slotte wijzen wij u op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact
Protocol cameratoezicht (deel 2)
Ons sportpark wordt gebruikt als locatie om sport uit te oefenen, waardoor bezoekers, zoals leden, introducés, Meet & Play spelers, ouders, toeschouwers, leveranciers en onderhoudspartijen de locatie betreden. Ons sportpark ligt (verscholen) achter sporthal De Oosterven en wordt omsloten door een parkje, een sloot / dijk en voetbalterrein.
Het bestuur van TPV De Rijp is verantwoordelijk voor het preventief tegengaan van vandalisme en diefstal en het monitoren van de baancondities.
Het bestuur heeft daarom besloten om het complex te voorzien van twee camera’s.
In dit protocol zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera's, de opslag van het beeldmateriaal en het bekijken van de beelden.
Definities
TPV De Rijp is gevestigd aan de Ploegerlaan 3, 1483 VR De Rijp en bestaat uit banen voor tennis, padel en jeu de boules en is voorzien van een kantine met kleedkamers en terras, verschillende opstallen voor opslag en een open fietsenstalling, nader te noemen: ‘het sportpark’;
De persoon of personen die in de functie van bestuurslid van TPV De Rijp statutair zijn benoemd, nader te noemen ‘het bestuur’ of ‘bestuurder’;
De leverancier van het systeem voor cameratoezicht die het onderhoud hieraan verzorgt, nader te noemen: ‘Storing & Service beheerder’.
Artikel 1: Doel van het cameratoezicht
De doelen voor het plaatsen van twee camera’s zijn:
1. Op afstand de baancondities kunnen bekijken en leden te kunnen informeren wanneer er niet gespeeld kan of mag worden. Hiervoor wordt één camera gericht op tennisbaan 1 en de naastgelegen padelbaan 1;
2. Preventief vandalisme en diefstal tegen te gaan. Hiervoor wordt één camera gericht op de toegangspoort.
Artikel 2: Privacy van bezoekers
Het cameratoezicht is verenigbaar met het doel om het zowel één tennis- als één padelbaan te kunnen monitoren qua baanconditie en ons sportpark deels te beveiligen. Het gebruik van cameratoezicht wordt aangekondigd met een bord bij de ingang van het sportpark en door stickers op de kantine.
Artikel 3: Het camerasysteem en beveiliging
Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruik gemaakt van twee zichtbare camera's die opnamen maken van de toegangspoort en één tennis-en één padelbaan. Er worden geen opnames gemaakt in de kantine, kleedkamers en toiletten. Opnames vinden 24 uur per dag, gedurende het gehele jaar plaats. De recorder bevindt zich in een afgesloten en beveiligde ruimte. Alleen een bestuurslid en een door het bestuur aangewezen persoon hebben toegang tot de recorder. De opnames worden iedere 7 dagen overschreven. Beelden van incidenten worden veiliggesteld en maximaal 4 weken bewaard, of langer indien daar aanleiding toe is. Einde onderzoek betekent vernietigen van de beelden. Camerabeelden die gebruikt worden in het kader van een onderzoek, waarvan aangifte is gedaan bij de politie, worden pas vernietigd na overleg met de politie. Het inzien van beeldmateriaal, door een bestuurslid samen met een door het bestuur aangewezen persoon, vindt alleen plaats:
1. Om wanneer daar gezien het weer aanleiding voor is (vorst, sneeuwval , wateroverlast en storm) aanleiding voor is;
2. Als er calamiteiten hebben plaatsgevonden of wanneer er sprake is van diefstal, vernieling of, na oordeel van het bestuur, ongeoorloofd gedrag.
Artikel 4: Taken en verantwoordelijkheden
Het cameratoezicht bij TPV De Rijp geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De leverancier van het systeem voert het Service & Storingsonderhoud/beheer over het systeem uit. De leverancier wijst een contactpersoon binnen zijn bedrijf aan. Deze contactpersoon ondersteunt het bestuur bij het veiligstellen van beeldmateriaal zodra er een calamiteit is waargenomen. De contactpersoon stelt de beelden direct veilig wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan door het bestuur van TPV De Rijp. Beelden worden niet aan derden overgedragen, anders dan aan daartoe bevoegde overheidsinstanties, indien de wet dit eist of er andere zwaarwegende belangen zijn.
Artikel 5: Inzage in opgenomen materiaal
Beeldmateriaal kan privacygevoelige informatie bevatten. Om deze reden zijn er richtlijnen opgesteld voor het inzien van beelden.
De personen die beelden mogen bekijken, zijn expliciet aan geheimhouding gebonden en is beperkt tot een bestuurslid en een door het bestuur aangewezen persoon.
Toegang tot de beelden is met een wachtwoord beveiligd.
Een verzoek tot het inzien van beelden door een lid wordt ingediend bij het bestuur. In dit verzoek dient de aanvrager de datum, het tijdstip van opname en eventueel de reden van inzage aan te geven. Gezien de beperkte bewaartermijn kunnen uitsluitend beelden worden ingezien van uiterlijk 7 dagen geleden. Het inzien van de beelden dient te geschieden onder begeleiding van een bestuurslid of zijn of haar waarnemer.
De volgende uitgangspunten zijn van toepassing op het inzien van beelden. Inzien door betrokkenen na toestemming van het bestuur volgens artikel 5 is mogelijk wanneer:
§ Het gegevens zijn die hem of haar zelf betreffen.
§ Wanneer hij of zij slachtoffer is geworden van diefstal of bedreiging en de beelden als bewijsmateriaal kunnen dienen. Beelden worden niet aan derden, anders dan aan politie of justitie, beschikbaar gesteld of overgedragen.
Artikel 6: Verstrekken van opgenomen beeldmateriaal aan autoriteiten
Inzage in opgenomen camerabeelden wordt uitsluitend aan politie of officier van justitie verleend als daartoe een wettig gegeven bevel is ontvangen, of wanneer een andere wettige regeling TPV De Rijp hiertoe verplicht. Een persoon die op basis van een bevel de beelden in ontvangst neemt dient zich hierbij te legitimeren. Deze persoon tekent voor ontvangst van het beeldmateriaal.
Artikel 7: Informatieverstrekking
Dit protocol maakt deel uit van onze privacy verklaring in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en kan op verzoek aan belanghebbenden worden toegezonden.
Wanneer u vragen heeft over dit protocol, kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens aan het begin van dit document.
